Какую программу выбрать для ведения бухгалтерского учета

Зачем нужны складские программы

Если вы записываете поступления и продажи товаров в блокноте или гугл-таблицах, вы уже занимаетесь учётом склада. К тому же контрагентам приходится выписывать и получать от них накладные и счета-фактуры, а это документы не только для бухгалтерского, но и для складского учёта.

Учёт склада

Складской учёт ведут для контроля за товарами, чтобы видеть запасы на складе, объём проданного товара и недостачи. Учёт защищает от затаривания, воровства и потерь денег — например, из-за внезапно обнаруженной просрочки 30 коробок сгущёнки. Вот главные показатели, которые помогает видеть товароучёт:

• объёмы продаж;

• товарооборот по группам;

• остатки в торговом зале и на складе;

• сроки хранения;

• сроки расчётов за поставки.

Для ведения товароучёта оформляют документы по полученным и отгруженным товарам: накладные, ордеры, акты, — бланков не так много, а формы утверждены государством, так что разобраться в них несложно. 

Автоматизация складского учёта

Товароучётный сервис или программа серьёзно облегчают работу и избавляют от большинства ручных операций. С учётным софтом легко заполнять документы и работать с маркировкой, быстро назначать цены и менять ценники в магазине, контролировать объём запасов. Также уменьшается потребность в персонале. Все это в итоге работает на прибыль, а небольшие затраты на автоматизацию склада окупаются за несколько недель.

Товароучётные системы решают задачи, к которым сложно подступиться при «ручном» учёте:

• вам не нужно всё время быть в магазине или регулярно заглядывать на склад, потому что смотреть отчёты о выручке и контролировать товароведа можно через программу;

• вы своевременно и в нужном объёме закупаете новые партии товаров, потому что следите за остатками через систему;

• у вас есть удобная аналитика по ежедневным продажам;

• вы вычисляете неходовые товары и не даёте им залежаться, работая с ценой;

• корректируете продажные цены при изменении закупочных цен и не теряете прибыль;

• легко следите за перемещением товаров между магазинами и складами;

• легко пишете задания сотрудникам магазина или склада, а они моментально получают их через систему и так же быстро отчитываются;

• рационально используете площадь и объём склада;

• сокращаете случаи мошенничества и ошибок сотрудников;

• меньше неясности с излишками и недостачей при инвентаризации;

• больше нет незаменимых сотрудников, которые знают, что где лежит;

• даже упаковку/распаковку и взвешивание товаров можно улучшить с помощью складского софта. 

В бесплатных программах для учёта товара на складе есть минимум возможностей, за расширенный функционал придется платить от 200 рублей в месяц. 

Интеграция с кассой и оборудованием 

Для автоматизации всего цикла торговли товароучётную систему интегрируют с кассой и другим оборудованием. Элементы системы должны быть совместимыми: перед покупкой убедитесь, что кассовый софт «дружит» со складской программой.

Касса. Чтобы торговать по закону, нужна касса и источник названий товаров, которые попадут в чек. Раньше можно было выдавать простой чек с суммой покупки, теперь в нём приходится отражать проданные товары через названия или штрихкоды. ИП на спецрежимах, которые не продают табак и алкоголь, могут не указывать в чеке наименования до 1 февраля 2021 года, все остальные должны это делать уже сейчас. 

Названия товаров можно ввести в кассовую программу. Но если у вас большой ассортимент, удобнее передавать названия из товароучётной системы. Для этого достаточно интегрировать складскую и кассовую программы. Так в чеке появляются все реквизиты, а в складском учёте отражается количество проданных и оставшихся товаров.

Сканер штрихкодов. Вносить названия товаров в складскую программу можно с помощью сканера. Вы принимаете товар от поставщика, считываете код, программа находит его в огромной базе штрихкодов и создает новую товарную карточку или открывает готовую, а вы вносите количество товара, дату и другие данные. 

Весы. Весы, которые взвешивают мармелад, а потом печатают наклейку с ценой, «общаются» не с кассой, а со складской системой. Именно она передает на устройство базу с товарами и ценами. Такие весы стоят в зоне самообслуживания или в подсобке, где фасовщики готовят весовой товар для раскладки на полках.

Программу для учёта склада и кассовую программу можно синхронизировать с бухгалтерской системой, чтобы отправлять документы о продажах и поступлениях товаров. Вам больше не придется передавать бухгалтеру бумажные или сканированные накладные, а ему — вручную вводить данные в систему. В учёте становится меньше ошибок, а бухгалтерия избавляется от рутины и занимается более важными задачами.

Управляйте бизнесом через единую CRM в облаке

Попробовать бесплатно

Итак, что даст автоматизация склада с «1С»?

• Точный учет. Автоматизация начинается с организации корректного учета. Информационная система
  «1С» для склада позволит каждому сотруднику всегда быть в курсе местонахождения конкретного
  товара на полках в режиме реального времени. Благодаря функционалу адресного хранения, персонал
  всегда будет в курсе передвижения товаров на складе, сможет быстро регистрировать поступления,
  комплектовать и отгружать товары, не допуская просрочек, оформлять соответствующие накладные,
  вести точный документооборот.

• Контроль сроков годности. Конфигурация «1С» для склада даст возможность персоналу
  автоматически отслеживать истекающие сроки годности и подбирать товары с на отгрузку
  по приоритету наименьшего срока годности. «1С» складской учет позволяет моделировать
  эффективные схемы хранения групп товаров с учетом их характеристик, например, спрос или вес.
  Это позволяет организовать эффективное складское хранение – более востребованные или громоздкие
  товары будут располагаться ближе к месту отгрузки, а значит, потребуется меньше времени
  для его обработки.
• Быстрая обработка заказов. С системой «1С» склад сотрудники смогут оперативно найти
  и зарезервировать товар, выставить счет клиенту и проконтролировать оплату. Возможность
  быстрой сборки и доставки заказов предоставляет компании выгодные преимущества, что в итоге
  формирует высокую лояльность клиентов.
• Точный этапов отбора и комплектации товаров. Процессы отбора, комплектации и упаковки заказов
  являются наиболее трудоемкими и дорогостоящими на неавтоматизированном складе. При выполнении
  этих задач вручную, как правило, сотрудники допускают большое количество ошибок. Программа «1С»
  для склада полностью оптимизирует функции отбора, комплектации и отгрузки, а также снижает
  ошибки по вине человеческого фактора.

• Решение проблемы незаменимого сотрудника. Трудно поспорить с тем, что самым ценным ресурсом
  в любом бизнеса являются люди. Как правило, на любом неавтоматизированном складе есть ключевые
  сотрудники, которые лучше любой системы знают, где и что лежит. Но в случае болезни, отпуска,
  увольнения такого сотрудника на складе может наступить полная неразбериха. Гораздо
  разумнее — перевести склад в полностью автоматизированный режим работы. Все данные о товарах
  будут храниться в системе, а разобраться в складских процессах сможет и начинающий сотрудник
  после небольшого обучения.
• Повышение производительности труда. С программой «1С» для склада снижается потребность
  в большом количестве персонала. Оптимизация штата сотрудников возможна, к примеру, за счет
  менее трудоемкой и не такой частой инвентаризации. Благодаря программному обеспечению «1С»
  для торговли и склада вы сможете оперативно и точно выдавать задания для сотрудников,
  проконтролировать время и качество выполнения задачи.
• Отчетность и повышение точности данных. С системой «1С» для склада у руководителя появится
  полный контроль товарных остатков, товародвижения, загрузки сотрудников, загрузки складских
  площадей. В программе можно вести статистику продаж, определить рентабельность деятельности
  по различным показателям, создавать отчеты на основе более точных данных.
• Эффективная инвентаризация. Конфигурация «1С» для склада позволит проводить инвентаризацию
  без остановки работы склада, а также минимизировать объем излишков и недостач по результатам
  инвентаризации, снизить количество рутинных задач и нагрузку на персонал.
• Оптимизация пространства. Вы сможете более рационально использовать складские площади
  и зонирование, эффективно размещать товары в существующих параметрах склада.
• Электронный документооборот. Автоматизированная система избавит вас от устаревших бумажных
  журналов и книг учета. «1С» для торговли и склада позволит автоматизировать большинство
  бизнес-процессов, при которых исчезнет необходимость в ведении бумажного
  документооборота.
• Повышение лояльности клиентов. Система повышает качество обслуживания клиентов за счет
  быстрой и безошибочной обработки заказов и своевременной доставки. Высокое качество обслуживания
  повышает конкурентоспособность компании, позволяет формировать лояльность текущих заказчиков
  и привлекать новых клиентов.

Бесплатные CRM для интернет-магазина

Сегодня ритейлерам важно не просто управлять отношением с клиентами, но и вести онлайн-торговлю по правилам: подключать онлайн-кассы, маркировать товары и так далее. Оптимальные сервисы для ecommerce — это комплексные платформы, где есть сразу все: управление товарами и складом, поддержка бухгалтерии, воронка продаж, аналитика по количеству брошенных корзин и интеграция с фискальными регистраторами

Оптимальные сервисы для ecommerce — это комплексные платформы, где есть сразу все: управление товарами и складом, поддержка бухгалтерии, воронка продаж, аналитика по количеству брошенных корзин и интеграция с фискальными регистраторами.

RetailCRM

Тарифы и функции в открытом доступе

Тариф «Бесплатный» позволяет обработать до 300 заказов в месяц без оплаты, каждый следующий будет стоить $0,4, при этом функции сервиса ограничены операционной деятельностью. Тариф «Профессиональный» — от $24 в месяц с добавлением возможностей CRM-маркетинга и сделок через мессенджеры.

• Управление товарами/заказами/задачами
• Работа в режиме одного окна
• Триггеры для транзакционных писем

Плюсы

• Омниканальная история взаимодействия с покупателями, сбор данных из разных источников: через сайт, мобильное приложение, входящие звонки.
• Автоматическое распределение звонков между сотрудниками. История переговоров сохраняется в карточке звонка. Приоритет у менеджера, который ранее уже разговаривал с клиентом.
• Система автоматических триггеров «если…, то…». Помогает настроить транзакционные уведомления для клиентов при оформлении заказа, получении оплаты, доставки и других действий.
• Доступен экспорт данных в адресную книгу SendPulse для создания персонализированных email рассылок.

Минусы

«Бизнес.Ру»

Тарифы и функции в открытом доступе

Бесплатный уровень открыт для одного пользователя, переход на тариф «Конструктор +» стоит от $8 в месяц (доплата за полный функционал CRM — еще $8 в месяц).

• Управление продажами
• Складской учет/Закупки
• Финансы
• Шаблоны договоров
• Отчеты по остаткам, движению товаров
• Расчет зарплаты и отпусков сотрудников

Плюсы

Минусы

• Сложный интерфейс. Чтобы изучить логики системы, нужно время.
• Доступны только после оплаты: сделки, задачи, обращения, email и SMS рассылки, IP телефония, интеграции, ЕГАИС для розничных точек.
• Нет возможности автоматизировать процессы заказа и оприходования товара.

«Мой склад»

Тарифы и функции в открытом доступе

Тариф «Бесплатный»: доступ для одного сотрудника, ограничение на количество товаров/документов/контрагентов до 1 000 позиций. Переход на тариф «Базовый» — от $16 в месяц за двух сотрудников.

• Одно юрлицо/ Одна точка продаж
• Файловое хранилище (50 МБ)
• Справочники товаров/контрагентов
• Складской учет начальных остатков
• Управление закупками/продажами
• Маркировка товара

Плюсы

• Все операции по учету товаров: импорт, статус, резервирование, счета и накладные, печать чеков. Поддержка модификации товара.
• История взаимоотношений с клиентом на одном экране. Воронка продаж отражает актуальные данные по завершенным продажам.
• Подключение фискального регистратора («АТОЛ» и другие), интеграция со смарт-терминалами (MSPOS-K, «Эвотор»).

Минусы

• Недоступны в рамках бесплатного тарифа: функции CRM по аналитике продаж, экспорт в 1С:Бухгалтерию, более 100 интеграций с банками, службами доставки, торговыми площадками.
• Не работает автоматическая выгрузка фотографий, изображение каждого товара добавляется вручную.

Выводы

Малый бизнес отличается от крупных предприятий ограниченными ресурсами, поэтому так важно использовать системы по управлению даже в небольших командах: эффективно использовать время сотрудников, не терять клиентов. Еще лучше, когда за программу не нужно платить

Но лучшие бесплатные CRM-системы — это почти всегда недостаточный для работы функционал или ограничение на количество пользователей. К сожалению, рассматривать бесплатные версии можно только как начальный этап знакомства с CRM. После чего выбрать оптимальное решение и перейти на платный тариф.

При подборе системы, ориентируйтесь характеристики, которые будут важны в будущем, когда бизнес начнет расширяться и требования к программному обеспечению увеличатся.

Резервирование товаров, комплектация на складе

Резервирование. Заказанный покупателем товар можно зарезервировать на складе с помощью документов «Заказ покупателя» или «Резервирование запасов». Менеджер, зарезервировав товар под конкретный заказ, может быть уверен, что покупатель получит свой товар в срок. Перед закупкой и резервированием можно узнать свободные остатки на складах. Режим «око» позволяет видеть остатки, резервы и обеспечение по заказу.

Резервирование запасов в 1С:УНФ

Комплектация. На складе можно собрать из товаров комплекты для продажи с помощью документа «Комплектация запасов». Комплекты создаются в нескольких вариантах. Готовые комплекты можно учитывать и перемещать между складами. Остатки комплектов всегда можно посмотреть в отчетах и при подборе товара.  

Комплектация запасов в 1С:УНФ

Как загрузить бесплатную версию «1С:Управление торговлей»?

Вы можете загрузить бесплатную версию «1С:Управление торговлей» и ознакомиться с возможностями программы
в тестовом режиме. Пробную версию можно загрузить непосредственно на сайте фирмы «1C». Для активации
необходимо нажать на ссылку, расположенную на сайте, и указать подходящий вариант подключения.

Вы можете загрузить бесплатную версию «1С:Управление торговлей» и ознакомиться с возможностями
программы в тестовом режиме. Пробную версию можно загрузить непосредственно на сайте фирмы «1C». Для
активации необходимо нажать на ссылку, расположенную на сайте, и указать подходящий вариант
подключения.

Автоматизация складского учета

Задача автоматизации складского учета и контроля над остатками (в том числе и с нуль-остатками и отрицательными) так или иначе встает перед предприятием любой величины. Во всех типовых конфигурациях 1С есть такая возможность. «Торговля и склад» — не исключение. Автоматизация с помощью этого программного продукта состоит из выделения некоторых условных уровней и их реализации:

• Настройка базового учета складских операций, предполагающая учет в разрезе неограниченного количества складов без использования складских ордеров. Для учета товаров нескольких складов нужно в разделе «НСИ и администрирование» выбрать «Склад и доставка» и активировать параметр «Несколько складов»;
• Оформление операций движения товаров между сотрудниками склада и менеджерами раздельно. Уровень подразумевает выделение отдельных документов для учета складских операций. Для любого склада могут быть заданы настройки работы на основе ордеров. Делается это в настройках самого склада;
• Учетность товаров на складе и их остатков в разрезе мест их хранения, то есть так называемое адресное хранение, подходящее для помещений, на которых хранится большое количество разных товаров. Включить такую схему можно при условии, что использован ордерный документооборот.

Возможность печати чеков через ККТ

Важно! Базовый учет не означает того, что он делается в базовой конфигурации. 1С разрабатывает базовые сборки, которые обладают урезанным и упрощенным функционалом

Более того, в базовой конфигурации «Склад и торговля» можно вести учет остатков только одного склада.

Бесплатные программы для бухгалтерии малых предприятий

У малого бизнеса и простых предпринимателей не так много свободных денежных средств, чтобы они могли себе позволить приобрести программы для бухгалтерского учета на платной основе.

Тем не менее эти субъекты могут применять бесплатные программы для бухгалтерии малых предприятий. Однако нужно помнить, что они бесплатные условно, а за расширенные версии нужно платить.

При осуществлении выбора программы, нужно ориентироваться на задачи, которые она должна выполнять. Рассмотрим, какие существуют программы подробнее.

Налогоплательщик ЮЛ

Программу Налогоплательщик ЮЛ знают все бухгалтера, так как раньше налоговые органы предлагали ее использовать для заполнения отчетов в налоговую.

Она позволяет автоматически заполнять бухгалтерскую и налоговую отчетность, а также вести учет в упрощенной форме. В ней можно создавать бухгалтерские документы, а потом распечатывать.

Также этот продукт позволяет формировать документы и отчеты в электронном виде, записывать на внешние носители, а после этого передавать их в налоговую.

Программа позволяет осуществлять проверку файлов, а также предоставляет возможность вносить данные сразу по нескольким компаниям. Основным недостатком программы является невозможность построения выборок. Она умеет их формировать, но только в платных версиях.

Бизнес Пак

Эту программу знают практически все бухгалтера. Она позволяет, как и другие бесплатные программы для бухгалтерии ИП и компаний, формировать первичную документацию, которой оформляются факты хозяйственной деятельности компании. При этом документы соответствуют существующим требованиям.

Внимание! Однако она не позволяет заполнять декларации и осуществлять построение отчетов.

Упрощенка

Это еще одна программа для бухгалтерии бесплатно позволяющая вести учет в ней. Она является хорошим решением для малых предприятий, применяющих льготный режим УСН.

В ней можно построить первичные документы, заполнить налоговую отчетность, а также произвести расчет налога по обеим разновидностям упрощенки в автоматическом режиме, на основании ранее заполненной первички. Не подходит для ведения учета на других системах налогообложения.

Инфо-Предприятие

Данная программа обладает наиболее широким функционалом среди других продуктов. Она позволяет создавать первичные документы, формировать проводки, составлять различного рода выборки, подготавливать отчетность.

Кроме этого в ней существует возможность начисления зарплаты и ведения складского учета. Одним из ее недостатком является то, что ее можно использовать в бесплатном варианте только для учета операций в небольшом количестве и в случае, когда численность сотрудников не превышает 100 человек.

В этом продукте предусмотрены настройки, которые позволяют учитывать все нюансы применяемых режимов в отношении создаваемых документов. Обновляется периодически через интернет.

Инфо-Бухгалтер версия 10.2

Похожа на предыдущую программу, но имеет более расширенные возможности. В ней можно вести учет, в том числе кадровый, складской. По своей сути она является полноценной программой по бухучету, которая не только позволяет подготавливать документы, но и создавать хозяйственные операции, а на их основе строить различные отчеты.

Здесь налоговая и бухгалтерская отчетности создаются в автоматическом режиме. Однако, бесплатная версия программы для ведения бухгалтерского учета доступна только если количество операций не превысит 1000 штук.

«Учет расчетов и денежных средств»

Как и предыдущие программы для бухгалтерии имеет платную и бесплатные версии. Последние существенно ограничены по функциональности. Тем не менее с помощью нее можно составят первичную документацию, вести учет как хозяйственных операций, так и нестандартный учет, используемые предпринимателями и малыми компаниями. Существует формирование книги доходов и расходов.

Инвентаризация товаров на складе

Перейдем к инвентаризации ТМЦ.

Хотя бы раз год в соответствии с требованиями законодательства нужно проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Обычно такое мероприятие оформляется приказом по компании.

Так же определены и другие случаи проведения инвентаризации:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для проведения инвентаризации товаров, материалов и продукции на оптовых, розничных складах и в неавтоматизированных торговых точках, формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации, а также выписки актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций.

Инвентаризация может быть проведена по складу или по материально-ответственному лицу.

Если инвентаризация проводится по складу, то в шапке документа нужно указать Склад — место хранения, по которому проводится инвентаризация.

Если инвентаризация проводится по нескольким складам материально ответственного лица, то нужно указать Ответственное лицо, при этом склад заполнять не нужно.

На закладке Товары указывается список номенклатурных позиций и данные инвентаризации. Список номенклатурных позиций можно автоматически заполнить по данным бухгалтерского учета по кнопке Заполнить.

• Отклонение — фиксируется отклонение между фактическим остатком, зафиксированным в результате поведения инвентаризации, и остатком по данным учета.
• Количество — указывается фактическое количество товара, зафиксированное по результатам проведения инвентаризации.
• Учет. количество — отображается количество по данным бухгалтерского учета. Эти данные не редактируются.
• Сумма — указывается фактическая себестоимость товара по результатам проведения инвентаризации.
• Учет. сумма (сумма по данным учета) — отображаются данные о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов. Эти данные не редактируются.

На закладке Дополнительно указываются:

• Реквизиты приказа о проведении инвентаризации
• Состав инвентаризационной комиссии

При проведении инвентаризации на складе с видом «Неавтоматизированная торговая точка» дополнительно отображается графа Розн. цена (руб). В этой графе указывается продажная цена, которая будет заполняться в отчете о розничных продажах по результатам инвентаризации.

Для документа Инвентаризация товаров на складе предусмотрены следующие печатные формы:

• Инвентаризация товаров на складе
• ИНВ-3 (Инвентаризационная опись товаров)
• ИНВ-19 (Сличительная ведомость)
• ИНВ-22 (Приказ)

На основании документа Инвентаризация товаров на складе можно ввести следующие документы:

• Оприходование товаров
• Списание товаров
• Отчет о розничных продажах

Перейдем в раздел «Склад» журнал «Инвентаризация товаров» и создадим одноименный документ.

Провести инвентаризацию

• Дата: 01.02.2015
• МОЛ: директор
• Номенклатура: Бумага для принтера
• Фактическое количество: 10
• Проведение инвентаризации с 01.02.2015 по 01.02.2015
• Документ: Приказ № 1 от 31.01.2015
• Причина: Годовая
• Инвентаризационная комиссия: Директор, Председатель: Да

Дебет Плюс. Программа является бесплатной, но точная лицензия не известна.

Бесплатную версию Дебет Плюс могут использовать как предприниматели, так и малые предприятия. Система позволяет вести складской учёт, включает в себя систему по взаимодействию с клиентами. В функции системы входит свод бухгалтерского баланса, учет основных средств, заработная плата. Программа поставляется под ОС Windows, Linux, Mac OS.

Бесплатная версия системы «Дебет Плюс»:

• Подходит как для предпринимателей, так и для малых предприятий.
• Позволяет вести складской учет как с бухгалтерией, так и без бухгалтерии (по желанию пользователя).
• Работает на различных ОС — Windows, Linux, Mac OS, и СУБД — PostgreSQL, MySQL.
• Полностью готова для работы в условиях законодательства Украины и оперативно обновляется в связи с его изменениями. 

Система состоит из платформы Eclipse RCP, модуля собственно Дебет+, который распространяется в виде скомпилированного jar и конфигурации. Вся конфигурация написана на JavaScript, формы — в XML. Для разработки можно использовать Eclipse. Бесплатной, собственно, является только одна конфигурация — та, которая с бух.учетом и небольшими кусочками других участков. Остальные платные. Но никто не мешает её свободно дорабатывать под себя, тем более что на сайте есть достаточно много документации и примеров.