Система учета заказов и клиентов автосервиса менеджер сто

Скорость работы в программе

     Скорость работы в программе (скорость создания основного документа Заказ-Наряда (НЗ)-пожалуй самый лучший и жизненный критерий оценки программы. Наряд-Заказ — это тот документ который чаще всего приходится создавать в АвтоСервисе (СТО), без него не обходится приемка машины в ремонт, составление калькуляции работ и товаров, а также выдача автомобиля заказчику.

     Время, которое вы затратите на составление Наряд-заказа, это пожалуй основное время вашей работы с документами и программой. Теперь зададимся вопросом, как влияет количество времени затраченного на создание одного Заказ-наряда на скорость приема/сдачи машины в ремонт? Ответ очевиден — прямо пропорционально! Смотрите, среднее время (назовём его идеальным временем) составляет +-(5-10) минут (в расчет берется то, что на приемке сидит не очень быстро печатающий человек-администратор).

     Это и является основным критерием выбора программы, все остальные моменты уходят на второй план, т.к. «заторможенность» работы в начале, тянет за собой всё больший объем потраченного времени на следующих шагах оформления.

Рекомендуемый порядок работы

Ознакомительный этап

• Ознакомьтесь с инструкцией
• На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать
  в основных режимах
• Начните с заказов-нарядов: создайте новый заказа-наряд, сохраните
  его
• Измените существующий заказ-наряд, распечатайте его
• Ознакомьтесь со справочником работ
• Создайте новую работу (услугу) в справочнике, сохраните ее, потом
  измените
• Ознакомьтесь со справочником деталей
• Создайте новую деталь (товар, запчасть), сохраните, потом измените
• Ознакомьтесь со всеми существующими справочниками (меню Справочники)

Начало работы

• Очистите базу данных от имеющихся заказов-нарядов и клиентов (режим
  Администратор — Очистка базы данных)
• Очистите справочники работ и деталей от ненужных строк:
  • для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор
    — Очистка базы данных
  • для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить
    несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции
    — Массовое изменение — Удалить
  • кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки
    Удалить
• Подготовьте справочники работ и деталей:
  • если у вас есть список работ или деталей в формате Excel, то
    этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите
    Операции — Импорт из Excel
  • кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки
    Добавить или Копировать
• Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)

Можно начинать работу!

Вкратце об основных возможностях программы «АвтоМастерская»:

Достоинства программы «АвтоМастерская» отмечены Сертификатом и Знаком Качества Уральского Центра Добровольной Сертификации Качества Товаров и Услуг (Goods & Services Quality Ural Voluntary Certification Center), а также региональными филиалами Российской Транспортной Инспекции.

Отчёты

Отчеты — за любой период, по любой организации с возможностью группировок

Возможности программы

Преимущества бесплатной программы для автосервиса АвтоСервис Express Edition

Здесь нужно задать несколько вопросов:

Первый: Почему мы решили купить программу? Второй: Что мы от неё ждём?

Самый популярный ответ

     Думаю многие на первый вопрос ответят примерно так: У меня выросло число посетителей/клиентов и я не могу корректно отследить движение денег и не вижу фактического списка должников, мастера продают воздух накручивая цены, а на складе творится бардак, который нужно разгрести, плюс ко всему я хочу видеть кто, что и когда менял в документах, дабы избежать накруток цен мастерами и привести учет документов в норму.

Мне нужен учет в моём Автосервисе (СТО)

     Ответ на второй вопрос вытекает из ответа на первый: Мне необходима возможность создания и учета: Наряд-Заказов, счетов, актов выполненных работ, актов приема передачи автомобиля, а также грамотный учет: документов, работ, ведение склада, расчет зарплаты мастеров, выполняющих ремонтные работы, запись на ремонт, неплохо было бы видеть в программе справочник нормо часов (трудоёмкости работ) как например справочник трудоемкости работ Autosoft для расчета работ по ремонту автомобилей. Этот список требований к программе для СТО далеко не полный, обзор полного списка необходимых документов, это уже дело другой статьи.

Разрослась база данных SQL, как быть, как ускорить работу?

     Думаю многим это ничего не говорит. Я постараюсь пояснить, итак, для того чтобы программа могла работать с Базой Данных (далее БД) такого размера, необходимо чтобы память компьютера (далее ПК) составляла как минимум 2-3,5 Гигабайта, процессор же понадобится с частотой в пределах 2-2,8 Гигагерц.

     Это пол беды, теперь представим себе ситуацию, когда мы хотим, чтобы база данных нашего автосервиса (СТО) регулярно, например, раз в неделю сохранялась в резерв(бэкап). Методом нехитрых вычислений умножаем 3 ГИГАбайта данных на количество недель в месяце (возьмем для примера 4 недели), получаем, что в месяц мы занимаем на жестком диске 3 Гб х 4 мес = 12 ГИГАбайт, да скажете вы, ведь старые архивы можно удалять, да, НО ЗАЧЕМ нам нужна такая программа которая предъявляет к железу ПК такие требования, и тормозит рабочий процесс??? Ведь если Вы, например, не житель крупного города, такого как Санкт-Петербург (в котором стоимость комплектующих существенно ниже чем в регионах), то у Вас появляется реальная проблема с быстродействием ПК и затратами рабочего времени. Решать конечно вам :).

Документы формируемые программой

Создание заказа-наряда

Начиная работу с очередным заказом-нарядом вы должны:

• Проверить номер и дату заказа-наряда и, при необходимости, изменить
  их
• Необходимо выбрать клиента:
  • При нажатии на поле Клиент откроется справочник клиентов
  • Если нужный вам клиент уже есть в справочнике, необходимо его
    выбрать двойным кликом на нужной строке
  • Если клиента еще нет в системе, необходимо его создать, нажав
    кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить
    нового клиента и выбрать его из общего списка справочника)
  • При выборе клиента его полное название и телефоны переносятся
    в заказ-наряд, где они могут быть изменены (не затрагивая карточки
    клиента)
• Необходимо марку и модель авто:
  • При нажатии на поле Модель откроется справочник марок
    и моделей
  • Если нужный вам строка уже есть в справочнике, необходимо ее
    выбрать двойным кликом
  • Если модели еще нет в системе, необходимо ее создать, нажав
    кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить
    запись и выбрать ее из общего списка)
• Можно изменить поля Тип заказа-наряда, Заказ
  (деталей), Место (местоположение авто), Уведомление (клиента)
• Следующий этап — заполнение полей на закладке Основное:
  • Заполните поля, если это необходимо
  • Для автоматического ввода текущего времени и даты в поля Приемка,
    Выдача план или Выдача факт нажмите кнопку «*»
    справа от соответствующего поля

Работа с постоянными клиентами:

• После выбора клиента, нажмите кнопку История на 1-й
  закладке
• Откроется окно с историей обслуживания выбранного клиента — список
  заказов-нарядов и данными об автомобилях
• Для переноса данных об авто из одного из предыдущих заказов-нарядов
  дважды нажмите на нужной Вам строке мышкой (или нажмите Внести
  в з/н)
• Данные из выбранного заказа-наряда (VIN, гос.номер, пробег,..) будут
  перенесены в текущий заказ-наряд

Информация о произведенных работах и использованных деталях осуществляется
на закладке Работы/Детали.

Закладка Работы/Детали содержит 2 списка: список производимых
работ и список замененных (проданных) деталей или товаров.

• Для формирования списка работ нажмите кнопку Работы
• В открывшемся списке выберите нужную вам строку двойным кликом мышки
• В окне ввода количества введите количество производимых работ и,
  при необходимости, измените цену
• Для формирования списка деталей (запчастей) нажмите кнопку Детали
• Дальнейшие действия аналогичны работе со списком деталей (см. выше)
• Для удаления какой-либо позиции из заказа-наряда вызовите окно ввода
  количества (двойным кликом мышки) и введите ноль в поле Количество

Пример печати заказа-наряда в виде документа Excel:

Для автозаполнения формы Excel (во время формирования документа) ваша программа
Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).

ИП:Автосервис, программа учета для автосервиса

Инфо-Предприятие: Автосервис (сокращенно ИП: Автосервис) — программа для автосервиса и сопутствующей торговли.
Наша программа предназначена для небольших и средних автосервисов, она проста в освоении и использовании!

Основные возможности программы для автосервиса:

Автоматический расчет стоимости работ

• Конкретной услуги
• От бокса (цеха), скажем в кузовном стоит 1.500, в слесарном 1.700 рублей
• От марки автомобилей. Допустим, на ВАЗы 1.200 рублей, на УАЗы 1.400.

Полезные дополнительные функции

• Ведение истории клиента, хранение всех необходимых характеристик автомобиля
• Анализ выручки в любом разрезе (менеджера, услуги, типов работ, периодов и т.д)
• Системы клиентской лояльности (дисконтные, бонусные, балльно-накопительные)
• Электронные и СМС рассылки, как маркетинговые, так и уведомление о готовности автомобиля
• Расчет зарплаты сотрудников (руководства, так и исполнителей) оклад+процент от оказанных услуг
• Учет материалов и запчастей (при покупке складского блока)
• Работа с любыми типами торгового оборудования (при покупке складского блока)
• Интеграция с другими блоками: магазин, склад, шиномонтаж. Возможность ведение всех этих видов деятельности в рамках единой системы. Единые справочники, один чек на все услуги
• Отдельный блок: программа для автомойки

Преимущества нашей программы учета для автосервиса

• Улучшение имиджа предприятия и качества обслуживания клиентов.
• Повышение рентабельности за счет контроля деятельности персонала
• Повышение рентабельности за счет анализа самых доходных видов услуг, «хитов продаж» и т.п.
• Экономия времени на рутинных операциях, как следствие экономия на трудозатратах.
• Прозрачное определение цен на услуги, и для бригадира, и для клиента
• Минимальное время для освоения программы персоналом автосервиса.
• Техподдержка от производителя системы, быстрое решение большинства вопросов по программе дистанционно

О платформе

Инфо-Предприятие 2.5 является открытой платформой, имеет свою собственную среду разработки, редактор бланков и отчетов. Основное отличие от аналогичных систем – сверхнизкая стоимость разработки, обусловленная рядом технологических нововведений и простым языком программирования. Инфо-Предприятие 2.5 является SQL-серверной программой. А ряд преимуществ являются значительными на фоне других продуктов: высокая производительность и работа с большими объемами данных одновременно с большого количества рабочих мест, простая установка и отсутствие необходимости в администрировании программы,
ультратонкий клиент для быстрого обновления программы на рабочих местах, расширенные возможности по управлению транзакциями, возможность работы в режиме 24*7, мощная система разделения доступа и др.
Программа ИП: Автосервис разработана на этой системе и может быть модифицирована или расширена настройщиком (программистом).

Системные требования

Процессор: частота от 1.6 GHz (рекомендуется).

ОЗУ: от 512Мб

Разрешение экрана от 800х600

Жесткий диск: от 200 Mb свободного пространства

ОС: Windows XP или выше.

Программа может работать на одном компьютере или в сети с несколькими пользователями. Начиная с 3-4 пользователей рекомендуется использовать выделенный сервер – специальный компьютер, предназначенный для работы с базой данных. Требования к серверу зависят от кол-ва пользователей и объема информации, но они весьма невысоки. Например, для работы 20 пользователей достаточно однопроцессорного сервера с 4 Гб ОЗУ.

Справочники

Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:

• Работы —  содержит наименования, основные характеристики и цены работ,
  услуг
• Детали — содержит т наименования, основные характеристики и цены деталей,
  зап.частей, товаров
• Фирмы — перечень фирм, от которых происходит выписка документов (допустима
  1 фирма)
• Клиенты — список клиентов вашей фирмы
• Модели — список марок и моделей автомобилей (мотоциклов и
  т.п.)
• Заказ — список статусов работы с деталями
• Местонахождения — список мест хранения или нахождения авто
• Уведомления — список возможных уведомлений для клиентов
• Группы — древовидные структуры для группировки основных справочников (детали,
  работы, клиенты,…)
• Типы — разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами

Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.

Теперь немного о программах, или как выбрать программу для Автосервиса

Надежность

     Надежность. Звучит банально, но столкнись вы с проблемой с базой данных, возникшей например, при сбое электропитания в вашем СТО, маленькие фирмы разработчики или отдельные программисты (фрилансеры) скорее всего скажут вам: «Я не знаю как это починить, проще вам начать всё сначала». Лично Вы к этому готовы? Начать всё сначала, а? Думаю, многие читатели этой статьи сейчас задумались о том, в чем они работают и есть ли у них бэкап базы данных, или хотя бы профессиональная техподдержка их программы, или связь с программистами, писавшими софт. Вроде бы банальный вопрос, а надежна ли ваша программа для СТО, развернулся в целую делему со всеми вытекающими последствиями…

Скорость работы программы

     Скорость работы программы и размер базы данных через определенный период, например, полгода. Эти параметры очень важны, потому, что купив вроде бы неплохую программу, при этом прилично сэкономив, мы остаемся довольны собой (что тут скрывать, все мы люди…) НО придя на работу в один прекрасный день мы сталкиваемся с проблемой, а именно привычные операции, которые занимали у нас например 10-15 минут, растянулись на все 25-40 минут. Вроде бы и что тут подумаешь, ерунда… Да для СТО в гараже, где дай бог получить одного двух клиентов в неделю это не проблема, но давайте рассмотрим реальную ситуацию.

Смотрите на «интуитивную понятность» — простоту интерфейса

      Ну и конечно смотрите на интуитивную понятность — простоту интерфейса, всё должно быть логически понятно размещено(элементы ввода, формы ввода, кнопки управления). В ряде программ Вы в обязательном порядке должны сначала ввести машину клиента, потом информацию о нём, только потом вы сможете создать наряд-заказ. Это грубейшая ошибка, так как все действия должны быть последовательны, в крайнем случае, не обязательно являться зависимыми друг от друга.

«Правильная» схема создания Наряд-заказа должны быть следующей (стандарт ISO в Европе):

• Создаем карточку клиента (вносим его в справочник клиентов)
• Добавляем автомобиль клиента (должен сохраняться в БД, со всей историей ремонтов, и проданных запчастей)
• Вносим информацию по автомобилю (VIN номер, ГОС номер, номер двигателя, и т.д.)
  • 3.1.   Указываем неисправности автомобиля (возможны различные варианты: со слов клиента, по итогам внешнего осмотра, и т.д.)
  • 3.2.   Создаем Акт Приемки-Передачи автомобиля
• Добавляем работы в Наряд-Заказ (НЗ)
• Добавляем товары в Наряд-Заказ (НЗ)
• Добавляем запчасти клиента (если есть)
• Завершающий этап, вносим оплату, проводим документ

   На любом этапе создания Наряд-заказа, должны быть доступны: возможность печати любых связных документов (Счет, Акт, Заказ-наряд), возможность возврата на предыдущий шаг и внесение изменений.

Под требования европейских норм ISO предъявляемым к программам подпадают программные продукты Autosoft: АвтоПредприятие 9, АвтоКаталог 27, НормыВремени, АвтоМастерская 9, АвтоМагазин 9, которые помогут существенно упорядочить рабочий процесс, привести к единым стандартам документооборот и автоматизировать учет на предприятиях автомобильной отрасли от небольших СТО до дилерских станций.

Если выбранная программа соответствует данной схеме, и не «убивает» много времени на создание Наряд-заказа, то возможно это идеальный вариант именно для Вас.

Техническая информация

Полезные советы

Работа с марками и моделями авто

• Каждая позиция в справочнике работ или деталей может быть привязана сразу
  к нескольким моделям
  автомобилей
• Некоторые позиции не надо привязывать в моделям, в случае их использования
  для всех или для большинства моделей
• При работе со справочниками из заказа-наряда возможны 3 варианта
  вывода строк:

  Текущая модель + Общие позиции (привязанные к тек.модели строки
  вместе с непривязанными к моделям строками)

  • Текущая модель (только привязанные к тек.модели строки)
  • Все строки
• Таким образом, выбрав модель и марку авто в заказе-наряде, справочник
  работ или деталей автоматически отфильтрован для текущей модели (вариант
  «Текущая модель + Общие позиции«)
• Кроме того, в справочниках работ и деталей есть возможность установить
  фильтрацию по любой модели авто с помощью поля Модель (находится под
  общим списком справочника)

Фильтрация в справочниках:

• Во всех справочниках, кроме справочников работ и деталей, фильтрация по
  наименованию
• В справочниках работ или деталей фильтрация осуществляется одновременно
  по наименованию, артикулу, оригинальному номеру и доп.кодам
• Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
• Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти),
  фрагменты разделяются пробелами
• Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
• Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите
  клавишу F9
• После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите
  мышкой на список
• В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те
  строки, которые удовлетворяют введенному запросу
• Для сброса фильтра  нажмите мышкой на поле Фильтр (или
  клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter

          Импорт из Excel:

• • 2 варианта импорта:
    • импорт списка позиций в справочник работ/деталей, вызывается
      из справочника — кнопка Операции
    • импорт накладной в документ (заказ-наряд, приход,..); вызывается
      либо с помощью кнопки Сервис на 2-й закладке документа, либо
      с помощью меню Сервис — Операции с документом — Импорт накладной
      из Excel
  • При импорте файла Excel в справочник работ/деталей необходимо:
    • выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале
      не должно быть пустых строк, работы/детали должны идти единым списком
      без разбивки на группы)
    • выбрать поля «по умолчанию», которые будут использоваться
      для новых позиций справочника
    • выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel
      (список неиспользуемых колонок — слева, используемых для импорта
      колонки- справа)
    • выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике
      (проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать
      вариант Обновить старую запись в справочнике)
  • При импорте накладной Excel:
    • импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка работ/деталей
      (см. выше)
    • режим вызывается из текущего документа (заказа-наряда, прихода
      и т.п.)
    • при формировании накладной также обновляются строки в справочнике
      деталей/работ:
      • автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки
        не существовали (проверяется название и артикул)
      • обновляются ранее существующие строки
    • в заказах-нарядах можно импортировать как перечень деталей,
      так и перечень работ
    • есть 2 варианта импорта колонки «цена»:
      • выбор колонки «Цена накладной»
      • выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом
        случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также
        обновится выбранная цена в справочнике).