Что такое управление проектами: экспресс-гид для начинающих

Этапы и результаты проектирования

1. Описание: совместная работа заказчика (говорит о пользе продукта, требованиях к работоспособности и внешнему виду) и EDISON (предлагает технические и алгоритмические решения).
2. Архитектура: утверждается язык программирования, база данных, серверы и фреймворки.
3. Техническое задание: составляется архитектором на основании описания и ответов заказчика на вопросы, согласовывается с менеджером проекта, затем передается клиенту, производятся правки.
4. Макеты (добавляются к техзаданию): интерфейсов, принципиальные схемы устройства, диаграммы структуры базы данных, схемы взаимодействия компонентов.
5. Контроль: архитектор устраняет замечания менеджера проектов.
6. Утверждение: заказчик проверяет и меняет ТЗ самостоятельно или сообщает список правок проект-менеджеру, замечания устраняются, ТЗ утверждается и прилагается к контракту.

1. Что делаем (описание продукта, функционала, пользователей)?
2. Как делаем (архитектура)?
3. Как проверить, что цель достигнута (тестирование, критерии оценки)?

бесплатной оценке проекта

Для разработки проекта используйте интеллект-карты от XMind

С самого детства я любил строить планы в виде схем на листе бумаги: начиная от строительства моей первой скамейки в саду, и заканчивая поступлением в аспирантуру. В последствии я узнал, что такой метод планирования уже давно известен и называется «интеллект-карта» (от англ. Mind map). Интеллектуальные карты широко используются в бизнесе при разработке проектов и реализации сложных алгоритмов действий. Элементами интеллект-карт являются концепции, идеи, задачи и заметки к ним.

На мой взгляд, одну из самых удобных и привлекательных карт предоставляет бесплатная программа XMind. На рисунке выше Вы можете видеть проект по созданию приложения «FishResp», созданный в этой программе. Здесь можно написать, что понадобится для того, чтобы приложение работало и люди им пользовались. Затем, какие задачи необходимо решить, чтобы реализовать каждый элемент проекта. Для каждой задачи можно оставить заметки с рисунками, ярлыки приоритета, степени выполнения и прочее. Сторонние проекты также могут повлиять на реализацию основного — все эти отношения и зависимости можно учесть и визуализировать в XMind. Все это позволяет следить за прогрессом и реализовывать свой проект более качественно и в кратчайшие сроки.

4.Trello

Сервис для планирования на основе Kanban-досок. Прекрасный помощник для организации небольших проектов.

Базовая версия устанавливается бесплатно. Но есть и платная версия с расширенным функционалом.

Возможности Trello:

• Создание Kanban-досок.
• Назначение статуса задач.
• Приглашение участников.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Прикрепление, «перетаскивание» фалов в карточках.

Плюсы:

• Приятный дизайн, удобный интерфейс.
• Удобный поиск по материалам.
• Отслеживание изменений информации в карточках.
• Открыть доступ к доске можно, просто скинув ссылку на неё.
• Интеграция со множеством приложений.

Минусы:

• Для бесплатной версии можно включить всего 3 улучшения.
• Если использовать много досок одновременно, становится сложно ориентироваться.

Как выбрать программное обеспечение для планирования проектов

Чтобы выбрать лучший вариант для своей команды, рассмотрите каждую из этих категорий. Все они должны соответствовать вашим уникальным потребностям.

Функции

Разделите функции на две категории: обязательные и полезные. Перечислите необходимые вам функции в обеих категориях. Составьте список необходимых вещей, учитывая текущий процесс и проблемы, которые необходимо решить.

Необязательно быть предельно конкретным. Например, если вам нужно исправить проблемы со связью, вы можете включить такие обязательные вещи, как эти:

• Очистить сроки выполнения
• Какое-то хранилище документов
• Легкое общение, организованное по задачам

Если вы не уверены, что вам нужно, посмотрите страницы с описанием некоторых программ из этого списка, чтобы найти идеи. Это даст вам лучшее представление о том, какие функции обычно доступны.

Расходы

Многие хорошие инструменты предлагают бесплатную версию с облегченной функциональностью. Это привлекательная цена, особенно если у вас ограниченный бюджет.

Однако помните, что бесплатные инструменты должны быть отправной точкой. У вас могут возникнуть проблемы с получением результатов, если у вас нет инструмента профессионального уровня.

Самый мудрый выбор – выяснить, сколько будет стоить хорошее решение для вашего бизнеса. Если это сэкономит часы, повысит эффективность и даст лучшие результаты, вы можете оценить это в долларовом выражении.

Поговорите со своей командой о том, сколько времени они тратят на поиск нужных документов или отслеживание того, что уже произошло в проекте. Если бы вы вернули все это время, сколько бы оно стоило?

Например, предположим, что у вас есть команда из 20 человек. Вы ожидаете, что это программное обеспечение будет экономить каждому из этих людей около 30 минут каждую неделю. За месяц вы сэкономите 2 часа на человека, что означает, что вы будете получать примерно на 40 часов продуктивной работы каждый месяц. Если ваша средняя почасовая ставка составляет 20 долларов в час, это означает, что ваше программное обеспечение стоит примерно 800 долларов в месяц.

Конечно, это не значит, что вы должны составлять 800 долларов в месяц. Это просто ориентир, который поможет вам определить, окупятся ли ваши вложения.

Оценивая свой выбор, подумайте, получите ли вы ценность, необходимую для получения ожидаемой прибыли. Выбор более дешевого варианта может на самом деле стоить больше денег, поскольку ваша команда тратит время, пытаясь обойти его ограничения.

Настройка

Нет смысла менять свой стиль работы только для того, чтобы начать использовать новое программное решение.

У вас должна быть возможность настроить и адаптировать свой инструмент планирования в соответствии с вашим рабочим процессом.

Обдумайте свои бизнес-планы на ближайшие 5 лет. Ожидаете ли вы роста вашей команды? Вам понадобится больше функций для поддержки нового направления бизнеса?

Правильное программное обеспечение соответствует вашим текущим потребностям и способно расти вместе с вашим бизнесом.

Легкость использования

Если вы выберете решение, которое членам вашей команды будет сложно использовать, вам нужно будет потратить время на то, чтобы научить их, как его использовать. Помните об этом при выборе инструмента планирования проекта.

Иногда вам действительно нужен инструмент корпоративного уровня со слоями сложности. Если это так для вашего бизнеса, убедитесь, что вы выбрали инструмент, который включает в себя полный опыт адаптации для вашей команды.

Большинству компаний лучше выбрать более простое решение. Выбирая новый инструмент, учитывайте членов вашей команды с наиболее технологическими проблемами.

Битрикс24

Самый популярный на постсоветском пространстве СРМ-сервис, схожий с Мегапланом, очень мощная система управления проектами. Исповедует принцип одного окна, включает в себя практически всё, что может понадобится бизнесу, разве что кофе не готовит (а может пора?).

Достоинства Битрикс24

• возможность настройки сквозной аналитики;
• возможность настройки воронки продаж;
• комфортная интеграция корпоративного портала;
• мессенджер и чат-боты;
• интеграция с 1С и 1С-Битрикс.

• во многом избыточный интерфейс;
• требует ресурсов на обучение и внедрение.

Тарифы Битрикс24

• 12 пользователей;
• 5Гб в облаке.

Проект+ — 999 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки

• 24 пользователя;
• 24Гб в облаке.

Команда — 4990 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки

• 50 пользователей;
• 100Гб в облаке.

История

Предшественники

Первым исторически значимым годом для разработки программного обеспечения для управления проектами стал 1896 год, ознаменованный введением Гармонограммы. Польский экономист Кароль Адамецки попытался отобразить развитие задачи на плавающей диаграмме и заложил основу программного обеспечения для управления проектами в том виде, в каком оно есть сегодня. 1912 был годом, когда Генри Гант заменил Гармонограмму на более совершенную диаграмму Ганта, диаграмму расписания, которая сломала задачи проектирования корабля для целей плотины Гувера в начале 1931 года. Сегодняшние диаграммы Ганта почти такие же, как и их первоначальные аналоги, и являются часть многих систем управления проектами.

Появление термина «проектный менеджмент» и модернизированных методик.

Термин « управление проектами» не использовался до 1954 года, когда генерал ВВС США Бернард Адольф Шривер ввел его в военных целях. В последующие годы управление проектами приобрело актуальность в деловом мире, и эта тенденция во многом была связана с созданием Американской ассоциации инженеров AACE (1956 г.), а также с 1957 г., когда компания Rang and DuPont разработала метод критического пути для расчета продолжительности проекта. .

Тенденция также связана с появлением в 1958 году методики анализа оценки программ (PERT). PERT пошла дальше с мониторингом проектов и позволила пользователям отслеживать задачи, в то же время имея возможность оценивать их качество и время. необходимо выполнить каждую из них. Как и диаграммы Ганта и CPM, PERT был изобретен для военных целей, на этот раз для программы создания ракетных подводных лодок ВМС США Polaris.

В 1965 году произошло новое усовершенствование технологии управления проектами. Отдел обороны США представил структуру декомпозиции работ (WBS) , чтобы растворить проекты еще более мелкие визуальные единица, организуя их в иерархической древовидной структуре. WBS послужил источником вдохновения для «Водопадного метода» Уинстона Ройса (1970), в котором этапы управления организованы таким образом, чтобы новая задача не могла начаться раньше, чем будут выполнены предыдущие.

Первые продукты и ассоциации для управления проектами

В период с 1965 по 1969 годы были сформированы две ведущие ассоциации управления проектами: Международная ассоциация управления проектами (IPMA) в Европе и Институт управления проектами (PMI), который готовит специалистов по управлению проектами и выдает сертификаты. С переходом бизнеса в сторону технологических и безбумажных методов начали появляться первые системы управления проектами. Oracle и Artemis запустили своих менеджеров проектов в 1977 году, а Scitor Corporation сделала то же самое в 1979 году. В последующие десятилетия последовало много улучшений: в 1986 году Институт разработки программного обеспечения Университета Карнеги-Меллона представил программное обеспечение зрелости возможностей, пятиуровневый метод управления проектами. для быстро созревающих процессов, в то время как в 1988 году пользователи познакомились с системой управления заработанной стоимостью, которая увеличила объем процессов и стоимость в графике. Тенденция продолжилась с PRINCE2 (1996), который увеличил количество процессов до семи, из-за чего разработчики рассматривали возможность создания продуктов для управления сложными проектами. В 2001 году они приняли концепцию управления проектами Agile и сосредоточились на адаптивном планировании и гибком реагировании на изменения. В 2006 году пользователи уже могли активировать управление общими затратами , структуру, которая помогает контролировать и сокращать затраты при управлении проектами.

SaaS и облачное программное обеспечение для управления проектами

В SaaS (программное обеспечение как услуга) тенденция началась в 2008 году, квалифицированные пользователями как наиболее гибкого типа программного обеспечения управления проектами для своих команд. В 2009 году US News классифицировал управление проектами как один из самых востребованных навыков для получения хорошо оплачиваемой работы.

С 2010 года популярные продукты и услуги для управления проектами были основаны на облаке и были разработаны для нужд виртуальных команд, которым нужен доступ к информации из любого места и с любого устройства. В результате в 2012 году появились приложения для управления мобильными проектами.

Тенденции

С появлением Интернета вещей было разработано программное обеспечение для управления проектами, включающее технологии тестирования, инструменты разработки и улучшенные методы кибербезопасности.

6.Мегаплан

CRM-система для управления продажами и клиентской базой.

Есть урезанная бесплатная версия и 4 платных тарифа, в зависимости от набора опций.

Возможности Мегаплан:

• Возможность ставить задачи и отслеживать их выполнение.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Использование диаграммы Гантта.
• Интеграция с виртуальной АТС для обработки звонков клиентов.
• Управления продажами и клиентской базой.

Плюсы:

• Есть интеграция с 1С, почтовыми сервисами, Вконтакте.
• Удобное мобильное приложение.
• Безлимитное облачное хранилище.
• Шаблоны отчетов.
• Ориентирован на российский рынок.

Минусы:

• Дорогая установка, обслуживание и обучение.
• Нельзя редактировать прикрепленные файлы.
• Интерфейс красивый, но новичку трудно разобраться в деталях работы.
• Сложный поиск по задачам.

Управление задачами

Цели

Примечание.Пример.Примечание:http://www.forbes.ru/kompanii/245905-v-kakikh-otraslyakh-rabotayut-samye-neeffektivnye-rossiiskie-kompaniiПример. Пример.Примечание (Василина Абу-Навас, бизнес-консультант, объединение «Практик»):Пример.

Описание

Таблица 1. Список задач для мобильной навигационной системы GPS

Название	Статус	Ответственный	Область	Остаточная трудоемкость (часы)
Добавить экран поиска перекрёстков	Новая	Иванов И.И.	Поиск адреса	24
Добавить парикмахерские в базу данных для карты России	Выполняется	Петров П.П.	Поиск мест	8
Добавить новые стили оформления карты	Завершена	Сидоров С.С.	Карта
Разобраться, почему не строится маршрут через кольцевую дорогу в Санкт-Петербурге	Заблокирована	Дмитриев Д.Д.	Построение маршрута	12

Параметры

Примеры:

• Добавить экран поиска перекрёстков. (Примечание: Проверяемый критерий – экран. Он либо есть, либо его нет.)
• Разобраться, почему не строится маршрут через кольцевую дорогу в Санкт-Петербурге. (Примечание: Проверяемый критерий – построение маршрута через кольцевую дорогу.)

Примеры:Рисунок 1. Объём работы над мобильной навигационной системой GPSПример.

ПО

• Электронные таблицы Excel или Google Docs
• Redmine – http://www.redmine.org
• Jira – https://www.atlassian.com/software/jira
• BugZilla — http://www.bugzilla.org
• DropTask – http://www.droptask.com
• Hansoft – http://www.hansoft.com

Что такое проект?

Для начала давайте определим, что такое проект. Проект – это временное мероприятие, которое имеет уникальную цель и, как правило, бюджет. Давайте разберем это определение на его компоненты.

Во-первых, проект временный. В отличие от повседневных операций, проект имеет определенное начало и конец. Если проект, кажется, идет вечно, это все потому, что вы не четко определили, чего пытаетесь достичь. Это подводит нас к цели проекта.

Проект дает уникальный результат, будь то продукт, услуга или другой результат. Также, большинство проектов имеют бюджеты. Многие сразу подумали о деньгах, но в проектной деятельности вы, вероятно, столкнетесь с другими ограничениями, например, ограниченные ресурсы и время.

Так что проект – это временное усилие с уникальной целью и, как правило, бюджетом. Управление проектами – это больше, чем демонстрация своих организаторских способностей и управление людьми. Это означает применение ваших знаний и навыков с использованием различных инструментов и методов для достижения целей вашего проекта.

Преимущества программного обеспечения для планирования проектов

Программное обеспечение для управления проектами экономит среднему сотруднику 498 часов в год.

Прежде чем добавлять новое программное обеспечение в свой инструментарий, решите, стоит ли оно того.

• Достаточно ли это сэкономит время, чтобы вы могли сосредоточиться на более прибыльной работе?
• Позволяет ли это вашей команде более эффективно выполнять свою работу?
• Являются ли требования к адаптации и обучению разумными по сравнению с преимуществами?

Программное обеспечение для управления проектами соответствует этим критериям для большинства команд и компаний.

При разумном использовании это экономит время и повышает производительность для вас и вашей команды. Этому легко научиться, и вы можете присоединиться к небольшой команде всего за несколько дней.

Вот некоторые из вещей, которых следует ожидать при использовании хорошего инструмента:

Неуклонно соблюдайте сроки

47% компаний, использующих программное обеспечение для управления проектами, утверждают, что оно позволяет повысить точность оценки стоимости их проектов.

Когда у вас есть реальные данные, показывающие, сколько времени занимает работа, оценки вашего проекта более реалистичны. Сроки более достижимы с самого начала.

Если что-то пойдет не так, вы заметите проблему намного раньше. Вы можете предложить помощь или скорректировать ожидания до того, как команда пропустит какие-либо важные этапы.

Улучшение совместной работы в команде

Электронная почта устарела. Это тоже способствует выгоранию – 83% сотрудников говорят, что чувствуют себя более измотанными из-за большого количества писем.

Трудно организовать и быстро выходит из-под контроля. Чат-платформы, такие как Slack, имеют такую ​​же слабость.

Вот тут и пригодится ваше программное обеспечение для планирования проектов. Ваша команда может обмениваться файлами, вместе работать над живыми документами, комментировать задачи и делиться обновлениями статуса прямо из программного обеспечения.

Чтобы оставаться организованным, не требуется никаких дополнительных усилий, потому что все эти разговоры и обновления привязаны к задаче. Вашей команде легче работать вместе.

Распределяйте ресурсы более эффективно

С правильным инструментом у вас есть данные, необходимые для ответа на такие вопросы:

• У кого есть место для большего количества проектов или задач?
• Кто перегружен и рискует выгореть?
• Какие команды готовы к новым проектам?
• Исходя из имеющихся ресурсов, какими новыми проектами вы должны заниматься?
• Какие задачи нужно переназначить, чтобы проекты продолжали двигаться?

Информация всегда у вас под рукой. Просмотр программного обеспечения – самый точный способ найти наилучшее использование времени и ресурсов.

Упростите делегирование задач

Сколько раз вы просили кого-нибудь возглавить проект, а через несколько недель понимали, что так и не начали?

Если вы назначаете задачи из централизованного инструмента, этого больше не будет.

Каждая задача включает в себя такие детали, как срок выполнения, приоритет и ссылки на любые связанные проекты. Это поможет вам прояснить свои ожидания и четко их донести.

Будьте в курсе бюджета проекта

Представьте, что ваша команда только что завершила трудный клиентский проект.

Вы испытываете облегчение от того, что наконец-то можете доставить товар – вам отчаянно нужны деньги. Но когда приходит оплата, вы понимаете, что потратили больше, чтобы выполнить работу вовремя, чем потратили на проект. Вместо того, чтобы приносить прибыль, эта работа стоит денег.

Перерасход бюджета может иметь разрушительные последствия, особенно для стартапов с начальной загрузкой. Вы не можете позволить себе узнать, что у вас превышен бюджет, когда уже слишком поздно что-то с этим делать.

Программное обеспечение для планирования проектов помогает вам оставаться в курсе всего несколькими способами:

• У вас есть более точные данные для создания более точных оценок проекта с самого начала
• Вы можете отслеживать расходы по проекту в режиме реального времени
• Вы можете увидеть общее количество часов, отработанных по задачам или проектам.

Выявляйте проблемы с бюджетом, пока у вас еще есть время что-то с этим сделать.

Todoist: веб-платформа для управления простыми проектами

Фрилансерам, которые хотят организовать свой собственный рабочий день и реализовать микропроекты, необязательно тратиться на профессиональный софт. Бесплатная платформа Todoist проста, интуитивно понятна, отлично подходит для организации повседневных бытовых дел.

Пользователь получает возможность указывать диапазон сроков выполнения задач, получать напоминания на смартфон. Нужно учитывать, что Todoist разрабатывался как ресурс для управления личными задачами. Поэтому основным минусом является отсутствие адаптации инструмента под нужды крупного бизнеса, больших команд.

Плюсы:

• синхронизация с календарем Google;
• работа на всех видах устройств, включая смартфоны, планшеты.

Bitrix24

• Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.

• Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.

• Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.

• Смотреть отчеты.

• Хранить 5 ГБ файлов в облаке.

• Настроить мобильную CRM.

• Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

• Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.

За что точно придется платить:

• Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.

• Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.

• Сквозная аналитика.

• Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков – переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.

• Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.

• Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии…).

• Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.

Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами – спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой – выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?

15.Asana

Сервис для постановки задач, работы над проектами и обмена документацией. Создан, как замена электронной почты с расширенным функционалом.

Устанавливается платно. Бесплатно для команд меньше 15 человек. Также, есть пробный бесплатный период пользования 30 дней.

Возможности Asana:

• Постановка задач и отслеживания их выполнения.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Kanban-доски.
• Поддержка обратной связи с клиентом.
• Вывод отчетов по проектам.

Плюсы:

• Удобный календарь событий.
• Возможность отслеживать дедлайны.
• Интеграция с другими сервисами.
• Удобные фильтры для поиска.
• Есть мобильное приложение.

Минусы:

• Сложный интерфейс, новичку придется долго разбираться.
• Интерфейс только на английском языке.
• Дорогая платная версия.

Wunderlist — идеальное решение для коллективной работы

Другим бесплатным планировщиком дел, о котором необходимо упомянуть, является сервис и программа Wunderlist. В отличие от Rainlendar ее можно устанавливать на телефоны и планшеты и синхронизировать данные между устройствами. Все данные хранятся в интернете, что также позволяет работать с сервисом напрямую из браузера. Однако главным преимуществом Wunderlist является возможность командной работы над проектами.

Слева Вы можете видеть дела на сегодня, на неделю и списки задач. Среди них есть командный проект «FishResp», над которым работают два участника. В середине приложения находятся задачи, относящиеся к этому проекту: сверху — новые, снизу — перечеркнутые старые. Справа же высвечиваются детали задачи: срок, напоминание, подзадачи, заметки, прикрепленные файлы и обсуждение в виде комментариев участников. Новые комментарии, порученные Вам задачи и напоминания  также приходят на почту, позволяя быть в курсе всех дел.

Другими словами, в Wunderlist есть все необходимые элементы для совместной работы над проектами. Сервис настолько прост в обращении, что после 5 минут использования человек освоит его полностью. Идеально подходит для коллективных проектов, в которых требуется активное взаимодействие небольшого количества участников.

2.Slack

Корпоративный мессенджер с расширенными возможностями.

Есть платные и бесплатные тарифы. Если у Вас большая команда и большой оборот обмена данными, лучше использовать платный тариф. А если команда небольшая – подойдет и бесплатный.

Возможности Slack:

• Структура коммуникаций «Канал – Тред – Комментарии» для обсуждения отдельных задач.
• Возможность интеграции с другими сервисами.
• Поиск по сообщениям и материалам из файлов.
• Возможность совместной работы над файлами, отслеживание изменений в них.

Плюсы:

• Интуитивный, удобный интерфейс.
• Может устанавливаться как приложение на мобильные устройства.
• Удобный поиск по всем данным.
• Встроенный многофункциональный бот.

Минусы:

• Интерфейс только на английском языке.
• Дорогая платная версия.

Управление качеством

Прогноз количества дефектов

Цели

1. Оценить сложность проекта.
2. Оценить ресурсы, необходимые на доводку качества.

Описание

Таблица 3. Прогноз количества дефектов для мобильной навигационной системы GPS

Область	2013 год (реальность)	2014 год (прогноз)
Пользовательский интерфейс	243	250
Построение маршрута	113	100
Поиск адреса	53	50
Поиск мест	17	20
Карта	194	200
Навигация	89	100
Аудио	67	50
Итого	776	770

Например:

• Пользовательский интерфейс
• База данных
• Аудио
• Алгоритмы

Например:

• Рисование карты
• Построение маршрута
• Навигация
• Поиск адреса

Пример.

Цели

1. Распределить ресурсы, ответственные за контроль качества, во времени.
2. Получить механизм контроля за работой инженеров по качеству.

Примечание:

Описание

Таблица 4. Понедельный план поиска дефектов для мобильной навигационной системы GPS

Область	01.09.14	08.09.14	15.09.14	22.09.14
Пользовательский интерфейс	5	5	10	12
Построение маршрута	3	3	5	7
Поиск адреса	5	5	5	8
Поиск мест	1	2	3
Карта	3	5	7	8
Навигация	8	10	10	12
Аудио	1	2	3
Итого	24	30	41	53

Управляйте и координируйте проекты с GanttProject

И последнее, о чем бы я хотел рассказать — это менеджер проектов GanttProject. Когда проектов несколько, и они перекрываются между собой по времени, их планирование и реализация зачастую становится кошмаром для нашей нервной системы. Помочь навести порядок может бесплатная программа GanttProject, которая строит диаграммы Ганта.

Основная идея состоит в том, чтобы скоординировать проекты по времени и визуализировать их: какой проект за каким следует, объединить схожие проекты в один смысловой блок, создать зависимости между ними, задать сроки на реализацию. Программа будет полезной для большинства аспирантов и ученых, так как с ней не только легко отслеживать состояние проектов, но и демонстрировать планы и прогресс на рабочих собраниях и в презентациях.

16.ПланФикс

CRM-система для управления продажами и клиентской базой.

Есть платный и бесплатный тарифы, также есть бесплатный пробный период использования 30 дней.

Возможности ПланФикс:

• Возможность ставить задачи и отслеживать их выполнение.
• Назначение исполнителей.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Планирование ресурсов и стоимости по проектам.
• Создание отчетов по проектам.
• Интеграция с веб-АТС, почтовыми и другими сервисами.
• Создание клиентской базы.
• Управления сделками.

Плюсы:

• Есть мобильное приложение.
• Рабочее пространство можно настроить под отдельную специальность.
• Диаграмма Гантта.
• Можно настроить воронку продаж.
• Возможность выставлять счета.
• Есть шаблоны задач.

Минусы:

• Интерфейс красивый на первый взгляд, но новичку трудно разобраться в деталях работы.
• Нет шаблонов проектов под разные сферы бизнеса.

Автоматизация управления проектами (РМ)

В том же совместном исследовании AIPM, KPMG и IPMA есть данные о том, что 71% участников опроса сообщили об использовании программного обеспечения управления проектами для улучшения управления и контроля за программами и проектами.
Из них:

• 39% используют специализированное ПО для управления проектами (в мире насчитывается около 500 программных продуктов для управления проектами)
• 20% используют встроенное программное обеспечение для управления проектами (например, если в компании используется продукт 1С: ERP, то для автоматизации управления проектами может использоваться программный продукт «1C:PM Управление проектами. Модуль для 1С: ERP», который легко встраивается в 1С: ERP)
• Остальные 12% используют коммерческое программное обеспечение, не связанное с управлением проектами (например, MS Excel).
• 29% респондентов вообще не используют ПО для автоматизации управления проектами.

Все это говорит о том, что у компаний, занимающихся автоматизацией управления проектами, еще очень много работы.

Остановимся на том, зачем самим компаниям автоматизировать управление своими проектами? В случае, если ваш бизнес связан с реализацией проектов, у вас возникают следующие ключевые задачи:

• Планировать сроки реализации проектов, исходя из имеющихся у вас ресурсов
• Планировать внутренний и внешний бюджет проекта
• Планировать платежи и поступления по проекту
• Контролировать сроки реализации задач проекта и потраченный бюджет на эти задачи
• Делать прогноз относительно того, укладываетесь ли вы в утвержденные заказчиком проекта сроки и бюджет и если нет, то насколько текущий план по срокам и стоимости проекта отклоняется от утвержденного у заказчика?
• Контролировать плановую рентабельность проекта
• Получить данные о фактической рентабельности проекта.

Выполнять все эти задачи в MS Excel очень трудозатратно, поэтому и появляется необходимость в специализированном программном обеспечении для управления проектами. Многие руководители компаний осознают необходимость в автоматизации проектной деятельности, но не знают, как выбрать программный продукт. О подходе к выбору программного продукта для управления проектами можно почитать по этой ссылке. А конкретный пример выбора продукта для управления проектами вы найдете здесь.

Очевидно, что в ближайшие годы компании продолжат попытки найти подходящий продукт для управления проектами, чтобы повысить вероятность их успеха.

Фото: triit.ru

Планируйте свои дела и события в Rainlendar

Rainlendar — это моя любимая программа-органайзер. Она бесплатная и включает в себя календарь с событиями, список задач, окошко дел на сегодня с напоминаниями и показателями прогресса.

Главная особенность в том, что Rainlendar располагается прямо на рабочем столе в качестве виджета, а не как отдельная программа (на картинке снизу Вы видите фрагмент моего рабочего стола и виджет Rainlendar).

Поездки, дедлайны, запланированные встречи и другие важные события отображаются в календаре. Вы можете задать время, повторяемость, место проведения, категорию и прочие детали.  Для того, чтобы не забыть о встрече, можно поставить визуальное или графическое напоминание. Весь список ближайших мероприятий находится под календарем в окошке «События».

Далее идет область «Задачи», которая представляет собой список дел и проектов. Списки можно сортировать по дате, по категории, по приоритету, по степени выполнения. Светло-серая линия, которая выделяет задачу характеризует степень ее выполнения в процентном соотношении. Таким образом, человек сразу видит, какой проект на какой стадии находится. Для каждой задачи можно сделать подзадачи, что позволяет реализовывать многоэтапные проекты.

Режим менеджера, который Вы видите выше, позволяет просматривать, создавать и редактировать уже имеющиеся задачи и события в более привычной форме. Однако, можно обойтись и без него, используя исключительно виджет. К сожалению, пока не существует мобильной версии приложения, а синхронизация с популярными сервисами Google Calendar, Outlook и Apple iCal есть только в платной версии (цена вопроса — 10 евро).

Таким образом, Rainlendar делает управление делами простым и приятным процессом. Интерфейс интуитивно понятный, освоить программу относительно несложно. Отлично подойдет для тех, кто работает над своими проектами преимущественно один, а не в команде.

Как выбрать систему управления проектами

Совместная работа над файлами

Ключевое требование к системе управления проектами — наличие облачного хранилища – мы уже писали об этом в нашем обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны получать оперативный доступ к базе знаний и другой актуальной информации, иметь возможность использовать свежую версию одного и того же файла и отслеживать изменения реальном времени.

Постановка задач и контроль сроков

Функционал системы управления проектами обязательно должен включать в себя возможность создавать таски, назначать ответственных задачам, ставить дедлайны и контролировать их выполнение. Таким образом система управления проектами дает простой профит – каждый сотрудник будет видеть свой фронт работ, а руководитель – прозрачные объемы и сроки выполнения проекта. Именно в этом, а не в пресловутой многозадачности (мы опровергали этот миф в нашей статье), видится сакральный смысл командной работы.

Коммуникации участников проекта

Огромную роль играют общие дискуссии в рамках команды. В офисах для этих целей придумали опенспейсы, для работы удаленных команд – групповые чаты и командные мессенджеры

Для классного сервиса управления проектами критически важно, чтобы переписки и другое общение внутри команды велись системно – с удобным тематическим делением. Обсуждение рабочих вопросов должно  соответствующим образом «бэкапиться», исключая необходимость искать детали проекта по пяти мессенджерам и трем почтовым ящикам. 

Не забывайте о безопасности. Если ваша команда общается в Телеграме – используйте VPN для корректной работы мессенджера. На наш взгляд лучший вариант – HideMyName. Недорогой и шустрый. Их сайт здесь.

10.MS Project

Программа для работы над проектами с помощью диаграммы Гантта от компании Microsoft.

Устанавливается бесплатно. Есть возможность купить готовые шаблоны для Вашего вида бизнеса.

Возможности MS Project:

• Возможность ставить задачи и отслеживать их выполнение.
• Создание сетевой диаграммы проекта.
• Выведение отчетов.
• Возможность учитывать ресурсы и затраты по проектам.

Плюсы:

• Использование диаграммы Гантта.
• Возможность выставлять и отслеживать дедлайны.
• Возможность интеграции с другими программами Microsoft Office.
• Интерфейс понятный и интуитивный.
• Возможность создавать шаблоны для проектов.
• Возможность моделировать варианты решения задач.

Минусы:

• Сложный поиск по материалам.
• Если проект достаточно большой, становится сложно ориентироваться в данных.